bexio API: Was geht, und was kostet eine Schnittstelle?

Das Wichtigste in Kürze

• Die bexio API ist eine offizielle Schnittstelle: Andere Programme dürfen mit Ihrer Erlaubnis Kontakte, Offerten, Rechnungen und Zahlungen in bexio lesen und anlegen.
• Damit laufen Abläufe wie Anfrage → Offerte → Rechnung → Zahlung ohne Abtippen.
• Für Standardfälle gibt es fertige Apps im bexio Marketplace (über 100). Prüfen Sie diese zuerst.
• Eine eigene Schnittstelle lohnt sich, wenn Ihr Ablauf speziell ist oder mehrere Programme verbindet. Ein Ablauf kostet meist CHF 2'500 bis 6'000 einmalig.
• bexio selbst hilft nicht beim Umsetzen. Sie brauchen eine fertige App, ein Werkzeug wie Zapier oder jemanden, der die Verbindung baut und betreut.

Was ist die bexio API?

Stellen Sie sich die bexio API als Hintertür vor, die nur mit Schlüssel aufgeht. Durch diese Tür dürfen andere Programme Daten in Ihr bexio bringen oder daraus lesen: zum Beispiel Ihre Website, Ihr Online-Shop oder die App, mit der Ihre Monteure Stunden erfassen. Den Schlüssel geben Sie selbst frei, und er öffnet nur die Bereiche, die Sie erlauben.

Wichtig zu wissen: Die Verbindung arbeitet mit den Rechten des Benutzers, der sie eingerichtet hat. Sie kann also nie mehr, als diese Person in bexio darf. bexio stellt für Entwickler eine ausführliche Dokumentation zur Verfügung, bietet aber ausdrücklich keine Hilfe bei der Umsetzung.

Was Sie mit der bexio API verbinden können

Praktisch alles, womit Sie im Alltag in bexio arbeiten. Die wichtigsten Bereiche für KMU:

• Kontakte

  Neue Anfrage von der Website wird automatisch als Kontakt angelegt, ohne Doppelte.

• Offerten, Aufträge, Rechnungen

  Aus einer Anfrage wird eine Offerte, aus der bestätigten Offerte ein Auftrag und eine Rechnung.

• Zahlungen und Mahnungen

  Bezahlte Rechnungen werden erkannt, offene Posten landen auf einer Liste für Sie.

• Artikel und Lager

  Bestellungen aus dem Online-Shop werden mit Ihren bexio-Artikeln abgeglichen.

• Projekte und Zeiterfassung

  Stunden aus dem Rapport oder einer App werden zum Projekt gebucht und verrechnet.

• Dateien

  Unterschriebene Offerten oder Fotos vom Einsatz werden beim richtigen Kunden abgelegt.

Dazu kommen Buchhaltung, Bankkonten, Einkauf und Lohn, die für die meisten Abläufe aber seltener gebraucht werden.

6 typische Abläufe für KMU

So sieht es vorher und nachher aus, in Betrieben wie Ihrem:

Was bexio schon selbst kann

Bevor Sie eine Schnittstelle bauen lassen: bexio kann vieles schon selbst, je nach Abo. Dazu gehören QR-Rechnungen, Zahlungserinnerungen, wiederkehrende Rechnungen und das Erfassen von Belegen. Manchmal reicht eine Einstellung statt eines Projekts.

Ich prüfe das im ersten Gespräch mit Ihnen. Reicht eine Einstellung oder eine fertige App, sage ich es Ihnen. Das spart Ihnen Geld, und mir einen unzufriedenen Kunden.

Fertige App, Zapier oder eigene Schnittstelle?

Es gibt drei Wege, bexio mit anderen Programmen zu verbinden:

Faustregel: Ein Standardfall mit einem bekannten Programm? Fertige App. Ein einfacher Ablauf, den Sie selbst pflegen wollen? Zapier oder Make. Ein Ablauf, der genau zu Ihrem Betrieb passen muss, mehrere Programme verbindet oder geschäftskritisch ist? Eigene Schnittstelle.

Was kostet eine bexio-Schnittstelle?

Richtwerte für die Schweiz, Stand Oktober 2026, exkl. MWST:

• Ein einzelner Ablauf, zum Beispiel Website-Formular → Kontakt und Offerte in bexio: meist CHF 2'500 bis 6'000 einmalig.
• Mehrere Abläufe oder eine ganze Kette von der Offerte bis zur Zahlung: entsprechend mehr, je nach Anzahl Schritte und Ausnahmen.
• Laufender Betrieb: Überwachung, Anpassungen bei Änderungen von bexio und kleine Wünsche. Planen Sie dafür einen festen Betrag pro Monat ein.

Was den Preis bestimmt: die Anzahl der Programme, die Anzahl der Schritte, wie viele Ausnahmen es gibt (zum Beispiel Teilzahlungen oder Rabatte) und ob vor dem Versand jemand prüfen soll.

Beispielrechnung

Ein Gartenbaubetrieb bekommt 10 Anfragen pro Woche über die Website. Jede Anfrage in bexio abzutippen und daraus eine Offerte vorzubereiten, dauert rund 20 Minuten. Bei 46 Arbeitswochen und CHF 60 pro Stunde sind das rund 153 Stunden oder CHF 9'180 pro Jahr.

Das bexio-Paket kostet ab CHF 4'900.–, der Betrieb ab CHF 250.– pro Monat. Im ersten Jahr also rund CHF 7'900. Schon im ersten Jahr bleibt etwas übrig, ab dem zweiten Jahr fast der ganze Betrag. Und das Wichtigste lässt sich nicht in Franken rechnen: Offerten gehen am selben Tag raus, nicht erst am Freitagabend.

Annahmen: 10 Anfragen pro Woche, 20 Minuten pro Anfrage, 46 Arbeitswochen, CHF 60 pro Stunde inklusive Nebenkosten. Ein Richtwert, keine Offerte.

So läuft ein Projekt

1. Gespräch (30 Minuten, kostenlos): Wir schauen Ihren Ablauf und Ihr bexio an. Ich prüfe, ob eine Einstellung oder eine fertige App reicht, und ob Ihr Abo den nötigen Zugang hat.
2. Offerte innert 48 Stunden: mit Fixpreis, Umfang und verbindlichem Datum. Bei grösseren Vorhaben zuerst eine Prozess-Analyse für CHF 1'500.–, die angerechnet wird.
3. Umsetzung: Ich baue und teste zuerst mit Testdaten, nicht mit Ihren echten Kunden. Jede Woche sehen Sie den Stand.
4. Übergabe: Die Verbindung läuft, Ihr Team bekommt eine kurze Anleitung. Der Code gehört Ihnen.

Sicherheit und Datenschutz

• Die Verbindung bekommt nur die Rechte, die sie für den Ablauf braucht. Nicht mehr.
• Ihre Daten bleiben in bexio. Die Verbindung holt nur, was sie gerade verarbeitet.
• Den Zugang können Sie in bexio jederzeit wieder entziehen.
• Die Verbindung läuft auf Wunsch auf Servern in der Schweiz oder der EU.
• Personendaten in E-Mails und Rechnungen behandle ich nach Schweizer Datenschutzrecht (nDSG).

Checkliste vor dem Start

Diese Fragen sollten Sie beantworten können, bevor Sie eine Offerte einholen:

1. Welcher Ablauf kostet Sie heute am meisten Zeit? Schreiben Sie ihn in 3 bis 5 Schritten auf.
2. Gibt es dafür schon eine App im bexio Marketplace? Wenn ja: Reicht sie wirklich?
3. Welche Programme sind beteiligt, zum Beispiel Website, Shop, Zeiterfassung oder Bank?
4. Wer prüft, bevor etwas an Kunden geht? Eine Offerte sollte vor dem Versand immer jemand ansehen.
5. Was soll passieren, wenn etwas nicht klappt? Wer bekommt die Meldung?
6. Wem gehört der Code am Ende, und was kostet der Betrieb pro Monat?

Alle Pakete und was sie enthalten, finden Sie auf der Seite bexio-Schnittstelle. Mehr Beispiele, auch ohne bexio, unter Prozessautomatisierung. Alle Preise in CHF, exkl. allfälliger MWST.